Mówią, że kto się nie zmienia, nie idzie do przodu. Stagnacja naszym wrogiem. Nieuniknionym aspektem związanym z funkcjonowaniem biznesu w Polsce jest zmiana umowy spółki z o.o. Jest to czynność, która laika często przeraża. Jako adwokat od prawa spółek chętnie postaram się zmierzyć z tym tematem. Pokażę Ci, że nie taki diabeł straszny, jak go malują.
Spis treści
Po co w ogóle zmieniać umowę spółki z o.o.?
Zacznijmy od najprostszego na świecie pytania. Po co w ogóle zmieniać umowę sp. z o.o.?
Polskie przepisy kodeksu spółek handlowych wprost definiują, które elementy biznesu podlegają uregulowaniu w umowie. Jeżeli zaś, któryś z tych elementów się zmieni, niestety trzeba dokonać modyfikacji porozumienia wspólników.
Czy można tego nie robić? Tzn nie dokonywać formalnie zmian? Pewnie, że można. Ale czasem zmiana PKD jest potrzebna np. przy umowie kredytu. Czasem nie da się inaczej podwyższyć kapitału zakładowego jak formalną modyfikacją. Rady Nadzorczej też formalnie nie powołasz w inny sposób… Mam nadzieję, że już wiesz o czym mówię.
Czy zmiana umowy spółki z o.o. zawsze wymaga notariusza?
Nie, nie musisz iść do notariusza, aby zmienić porozumienie wspólników, o ile:
- zawarłeś umowę przez s24 – tj. przez internet oraz (uwaga łącznie)
- nie dokonywałeś żadnych zmian do tej pory u notariusza.
Co do zasady, niezbędnym warunkiem zmiany umowy jest obowiązek zaprotokołowania uchwały zmieniającej przez notariusza. Powyżej jednak przedstawiłem wyjątek od reguły.
Jeżeli byłeś już u rejenta celem dokonania modyfikacji to mam smutną wiadomość. Nie będziesz mógł wrócić już do internetowego wprowadzenia poprawek.
Jak zmienić umowę spółki przez S24?
Przez system S24 zmienisz umowę tylko wtedy, gdy spółkę założono przy wykorzystaniu wzorca umowy i zmiana dotyczy postanowień zmiennych, w tym wysokości kapitału zakładowego. Wspólnicy podejmują wtedy uchwałę przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, udostępnionego w systemie teleinformatycznym, a taka uchwała jest równoważna z uchwałą zaprotokołowaną przez notariusza. Uchwałę podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Pamiętaj, że w spółce ze wzorca termin na zgłoszenie zmiany do KRS wynosi tylko 7 dni, a opłata sądowa od takiego wniosku to 200 zł zamiast 250 zł.
Jak krok po kroku zmienić umowę spółki z o.o.?
W pierwszej kolejności należy w ogóle zastanowić się co zmieniamy. Czemu tak? Musimy bowiem (formalnie) poinformować wspólników o tym co będzie zmieniane.
Następnie, zwołujemy zgromadzenie wspólników. Tak, ja wiem, jak wygląda to w Polsce. Większość to zgromadzenia zwoływane drogą nieformalną itd. Rozumiem to. Ale od czasu do czasu udaje mi się mieć w obsłudze prawnej spółki, które faktycznie wysyłają zaproszenia na zgromadzenie.
Uwaga. Zmiana umowy nie wymaga zgody wszystkich wspólników poza wyjątkowymi sytuacjami. Te wyjątkowe sytuacje to:
- zwiększenie świadczeń wspólników,
- uszczuplenie praw udziałowych
- przyznanie osobiście poszczególnym wspólnikom jakiś przywilejów
Wówczas do podjęcia uchwały wymagana jest obecność wszystkich udziałowców. Nie możesz być na zgromadzeniu? Nic straconego, zawsze możesz udzielić pełnomocnictwa do zmiany umowy spółki z o.o.
Jeśli uchwała została właściwie i prawidłowo podjęta. Pozostaje nam złożyć opłacony wniosek o zarejestrowanie zmian w umowie spółki do KRS wraz z załącznikami. Kolejna uwaga: Spółka ma na to 6 miesięcy.
Jeśli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością założoną przez system S24, zmiana umowy spółki jest możliwa poprzez dostępny wzorzec. Skorzystanie z elektronicznego systemu S24 jest o tyle dogodnym rozwiązaniem, że zmiana umowy spółki może odbyć się bez udziału notariusza. Do dokonania modyfikacji wystarczą więc elektroniczne podpisy wszystkich udziałowców na wzorcu. Minus jest niestety taki, że … wzorze ma po prostu swoje ograniczenia.
- Projekt zmianustal, które postanowienia umowy zmieniasz, i przygotuj treść uchwały
- Zgromadzenie wspólnikówzwołanie zgromadzenia albo zgromadzenie bez formalnego zwołania
- Uchwałau notariusza albo w S24 (wzorzec uchwały), większość 2/3 głosów
- Wniosek do KRSprzez Portal Rejestrów Sądowych, z tekstem jednolitym, w ciągu 6 miesięcy
- Wpiszmiana działa dopiero od wpisu do rejestru (wpis konstytutywny)
Jaką większością głosów zmienia się umowę spółki?
Uchwała o zmianie umowy spółki z o.o. zapada większością dwóch trzecich głosów, a uchwała o istotnej zmianie przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów. Umowa spółki może przewidywać surowsze warunki, dlatego przed zgromadzeniem zawsze sprawdź, co mówi Twoja umowa. Jeżeli zmiana zwiększa świadczenia wspólników albo uszczupla ich prawa udziałowe lub prawa przyznane im osobiście, potrzebna jest zgoda wszystkich wspólników, których ta zmiana dotyczy. W spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia zgromadzenia wspólników, ale jego uchwała o zmianie umowy również musi trafić do protokołu notarialnego.
Jak napisać uchwałę o zmianie umowy spółki? Wzór do pobrania
Uchwała o zmianie umowy spółki powinna wskazywać, które paragrafy umowy zmieniasz, jakie otrzymują nowe brzmienie, które dodajesz, a które uchylasz. Dobrą praktyką jest też upoważnienie zarządu do sporządzenia tekstu jednolitego umowy i wskazanie wyniku głosowania. Przygotowałem bezpłatny wzór uchwały, który ułatwi Ci przygotowanie projektu dla notariusza albo do rozmowy ze wspólnikami. Wzór jest podstawowy i nie zastępuje porady prawnej, bo treść zmian zawsze trzeba dopasować do umowy konkretnej spółki.
W jakim terminie zgłosić zmianę umowy spółki do KRS?
Co do zasady, zmiana w umowie spółki z o.o. powinna być zgłoszona w terminie 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przez wspólników.
W razie niezgłoszenia zmian do sądu rejestrowego w określonym terminie istnieje ryzyko ponownego powtórzenia wszystkich czynności związanych ze zmianą umowy spółki, z tego powodu, że niezastosowanie się do obowiązku zgłoszenia, po upływie terminu, nie będzie wywoływać skutków prawnych. (Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 29 kwietnia 2022 r., III CZP 75/22)
W przypadku spółki z o.o. zarejestrowanej w S24 termin na zgłoszenie wniosku jest znacznie krótszy i wynosi 7 dni od dnia podjęcia uchwały.
Jeżeli zmiana dotyczy wspólników albo osób, które kontrolują spółkę, w ciągu 14 dni zaktualizuj też dane w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.
Jakie dokumenty dołączyć do wniosku o wpis zmiany umowy spółki w KRS?
Wniosek o wpis zmiany umowy spółki składa zarząd wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych. Do wniosku dołączasz uchwałę o zmianie umowy spółki, tekst jednolity umowy z uwzględnieniem wprowadzonych zmian oraz dowód uiszczenia opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jeżeli zmiana dotyczy danych wpisywanych do rejestru, na przykład firmy, siedziby, przedmiotu działalności albo kapitału zakładowego, te dane wpisuje się równocześnie ze zmianą umowy. Sąd rejestrowy powinien rozpoznać wniosek w ciągu 7 dni od jego wpływu, a gdy musi wezwać do usunięcia braków, w ciągu 7 dni od ich usunięcia.
Kto podpisuje tekst jednolity umowy spółki?
Znowu krótko, bez zbędnego smęcenia. Przy zmianie w KRS przepisy wymagają przedstawienia jednolitego tekstu umowy sp. z o.o. (art 9 ust. 4 ustawy o KRS). Tekst jednolity? A co to? To jest po prostu treść zmodyfikowanej umowy z uwzględnieniem wprowadzonych zmian.
Jak takie coś zrobić?
Przede wszystkim istnieje możliwość, aby powierzyć opracowanie tekstu jednolitego umowy notariuszowi podczas zgromadzenia. Oczywiście – jeżeli zmieniasz umowę u notariusza. Nie jest to wymóg. Spółka może sama taki tekst opracować w jakimkolwiek programie do edycji tekstu. Następnie wystarczy złożyć go do KRS – nie ma z tym problemu.
Tekst jednolity sporządzony u rejenta, jak również przez Spółkę samodzielnie jest tak samo poprawny.
Przepisy nie wymagają podpisu zarządu pod sporządzonym samodzielnie przez podmiot tekstem. Natomiast spotkałem się już nie raz tym, że czasem są referendarze, którzy jednak mają inne zdanie. Czy warto się wtedy kłócić? Myślę, że nie. Trzeba to wtedy podpisać i dać spokój ze skarżeniem takich rzeczy.
Ile kosztuje zmiana umowy spółki z o.o.?
Koszty zmiany podzieliłbym na trzy kategorie:
- Koszty sądowe
- Koszty notarialne (jeżeli nie masz możliwości zmienić w PRS)
- Koszty prawnika
Dokonując zmiany umowy spółki, trzeba liczyć się z podstawowymi kosztami rejestracji zmian w KRS. Jeśli zmiana została zgłoszona za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, wówczas opłata wynosić będzie 350 zł, na którą składa się opłata sądowa za wpis w wysokości 250 zł i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Wybierając jednak zgłoszenie zmian poprzez system S24 – jeżeli masz taką możliwość – opłata wyniesie 300 zł: 200 zł za opłatę sądową oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Jeżeli zmieniasz umowę u rejenta należy mieć na względzie taksę notarialną. Przy zmianie innej niż podwyższenie kapitału będzie to maksymalnie 750 zł netto. Przy podwyższeniu kapitału, taksa będzie wynosić w zależności od kwoty podwyższenia. Pamiętaj – taksa mówi o maksymalnych kosztach.
Jeżeli chodzi o pomoc prawnika znów – to zależy. Jeżeli chcesz, aby prawnik sporządził Ci zupełnie nową umowę szytą na miarę plus dodatkowo zorganizował całą operację… To będą koszty rzędu kilku tysięcy złotych. Proste zmiany to może być koszt rzędu kilkuset złotych netto. Jak mówiłem – wszystko zależy od materii.
Od kiedy zmiana umowy spółki z o.o. jest skuteczna?
Zmiana umowy spółki z o.o. będzie skuteczna z momentem jej ujawnienia w KRS. Co to oznacza?
Zmieniasz siedzibę z Gdańska na Gdynię? Zmiana będzie skuteczna dopiero jak KRS ją opublikuje. Chcesz zacząć wypłacać już sobie wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych? Musisz czekać aż sąd upubliczni zmianę umowy…
Mówi się, że wpis dotyczący modyfikacji porozumienia wspólników jest tzw. wpisem konstytutywnym. To oznacza dokładnie to co wyżej, że zmiana będzie obowiązywała dopiero z momentem wydania orzeczenia o dokonaniu wpisu do KRS.
Zależy Ci na czasie? Cóż… Istnieje możliwość np. poproszenia sąd o przyspieszenie rozpoznania sprawy. Jaki jest tego efekt? Czasem ciężko powiedzieć czy w ogóle jest jakiś. Wszystko zależy od sędziego/referendarza. Naprawdę.
Czy podwyższenie kapitału zakładowego zawsze wymaga zmiany umowy spółki?
Nie zawsze, bo podwyższenie kapitału może nastąpić także na podstawie dotychczasowych postanowień umowy, jeżeli umowa przewiduje maksymalną wysokość podwyższenia i jego termin. W przeciwnym razie podwyższenie kapitału wymaga zmiany umowy spółki. Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z 17 stycznia 2013 r. (sygn. akt III CZP 57/12) wyjaśnił, że podwyższenie na podstawie dotychczasowych postanowień umowy może nastąpić przez podwyższenie wartości nominalnej istniejących udziałów albo ustanowienie nowych, ale nowe udziały mogą objąć tylko dotychczasowi wspólnicy, w stosunku do posiadanych udziałów. Jeżeli więc chcesz przyjąć do spółki nowego wspólnika przez podwyższenie kapitału, potrzebna będzie zmiana umowy spółki.
Zmiana umowy spółki z o.o. w Gdyni: jak mogę Ci pomóc?
Przy zmianie umowy spółki pomagam przedsiębiorcom z Gdyni, Gdańska, Sopotu i całej Polski, także zdalnie. Przygotowuję projekt uchwały i tekst jednolity umowy, uzgadniam treść z notariuszem, a potem składam wniosek do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych. Dzięki temu zmiana trafia do rejestru w terminie i nie musisz powtarzać zgromadzenia wspólników z powodu błędu formalnego. Jeżeli chcesz omówić zmiany w swojej spółce, umów poradę w kalendarzu poniżej, a jej koszt wlicza się w wynagrodzenie, jeśli zlecisz nam sprawę.
Umów poradę w sprawie spółki60 minut, od 450 zł. Online płatna z góry, w kancelarii na miejscu. Opłata wlicza się w wynagrodzenie, jeśli zlecisz nam sprawę.
Krok 1 z 3: forma, dzień i godzina
Wybierz dzień
Wybrana godzina to preferowany termin spotkania. Nie gwarantujemy go: jeśli będzie niedostępny, skontaktujemy się z Tobą, żeby ustalić inny.
Zmiana umowy spółki z o.o.: najczęściej zadawane pytania FAQ
Czy zmianę umowy spółki z o.o. można zrobić bez notariusza?
Tak, ale tylko w spółce założonej przez S24 i tylko w zakresie postanowień zmiennych wzorca umowy. W pozostałych przypadkach uchwała o zmianie umowy musi trafić do protokołu notarialnego.
Co się stanie, jeśli nie zgłoszę zmiany umowy spółki do KRS w terminie?
Zmiana umowy, której nie zgłoszono do sądu rejestrowego w ciągu 6 miesięcy, nie wywołuje skutków prawnych. Tak przyjął Sąd Najwyższy w uchwale z 29 kwietnia 2022 r. (III CZP 75/22), więc uchwałę trzeba wtedy podjąć ponownie.
Kto zgłasza zmianę umowy spółki do KRS?
Zarząd spółki zgłasza zmianę umowy do sądu rejestrowego. Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych.
Jaka jest opłata sądowa od wniosku o zmianę wpisu w KRS?
250 zł, a w spółce ze wzorca umowy przy zmianie dokonanej w S24 200 zł. Do tego dochodzi 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Ile wynosi taksa notarialna za protokół zmiany umowy spółki?
750 zł netto to maksymalna stawka za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z o.o. Do tego notariusz dolicza VAT i opłaty za wypisy aktu notarialnego.
Czy wspólnik może głosować nad zmianą umowy przez pełnomocnika?
Tak, jeżeli ustawa lub umowa spółki tego nie ograniczają. Pełnomocnictwo trzeba udzielić na piśmie pod rygorem nieważności, a pełnomocnikiem nie może być członek zarządu ani pracownik spółki.
Czy zmiana siedziby spółki wymaga zmiany umowy?
Tak, jeżeli zmienia się miejscowość, bo siedziba jest elementem umowy spółki. Sama zmiana adresu w tej samej miejscowości nie wymaga zmiany umowy, tylko zgłoszenia nowego adresu do KRS.
Czy zmiana przedmiotu działalności wymaga zmiany umowy spółki?
Tak, bo przedmiot działalności określa umowa spółki. Uchwała o istotnej zmianie przedmiotu działalności wymaga większości trzech czwartych głosów.
Czy można zmienić umowę spółki jednoosobowej?
Tak, w spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia zgromadzenia wspólników. Jego uchwała o zmianie umowy również musi być zaprotokołowana przez notariusza, chyba że spółkę założono przez S24.
Ile czasu sąd rejestrowy ma na wpis zmiany umowy spółki?
7 dni od wpływu wniosku. Jeżeli sąd wzywa do usunięcia braków, termin 7 dni liczy się od dnia ich usunięcia.
