Zmiana umowy spółki z o.o.
Mówią, że kto się nie zmienia, nie idzie do przodu. Stagnacja naszym wrogiem. Nieuniknionym aspektem związanym z funkcjonowaniem biznesu w Polsce jest zmiana umowy spółki spółki z o.o. Jest to czynność, która laika często przeraża. Jako adwokat od prawa spółek chętnie postaram się zmierzyć z tym tematem. Pokażę Ci, że nie taki diabeł straszny, jak go malują.
Jednocześnie zapraszam do zapoznania się z innymi wpisami na moim blogu w tematyce spółki z ograniczoną odpowiedzialnością:
Po co w ogóle zmieniać umowę spółki z o.o.?
Zacznijmy od najprostszego na świecie pytania. Po co w ogóle zmieniać umowę sp. z o.o.?
Polskie przepisy kodeksu spółek handlowych wprost definiują, które elementy biznesu podlegają uregulowaniu w umowie. Jeżeli zaś, któryś z tych elementów się zmieni, niestety trzeba dokonać modyfikacji porozumienia wspólników.
Czy można tego nie robić? Tzn nie dokonywać formalnie zmian? Pewnie, że można. Ale czasem zmiana PKD jest potrzebna np. przy umowie kredytu. Czasem nie da się inaczej podwyższyć kapitału zakładowego jak formalną modyfikacją. Rady Nadzorczej też formalnie nie powołasz w inny sposób… Mam nadzieję, że już wiesz o czym mówię.
Czy aby zmienić umowę spółki z o.o. trzeba iść zawsze do notariusza?
Nie, nie musisz iść do notariusza, aby zmienić porozumienie wspólników, o ile:
- zawarłeś umowę przez s24 – tj. przez internet oraz (uwaga łącznie)
- nie dokonywałeś żadnych zmian do tej pory u notariusza.
Co do zasady, niezbędnym warunkiem zmiany umowy jest obowiązek zaprotokołowania uchwały zmieniającej przez notariusza. Powyżej jednak przedstawiłem wyjątek od reguły.
Jeżeli byłeś już u rejenta celem dokonania modyfikacji to mam smutną wiadomość. Nie będziesz mógł wrócić już do internetowego wprowadzenia poprawek.
Jakie kroki podjąć, aby zmienić umowę spółki z o.o.?
W pierwszej kolejności należy w ogóle zastanowić się co zmieniamy. Czemu tak? Musimy bowiem (formalnie) poinformować wspólników o tym co będzie zmieniane.
Następnie, zwołujemy zgromadzenie wspólników. Tak, ja wiem, jak wygląda to w Polsce. Większość to zgromadzenia zwoływane drogą nieformalną itd. Rozumiem to. Ale od czasu do czasu udaje mi się mieć w obsłudze prawnej spółki, które faktycznie wysyłają zaproszenia na zgromadzenie.
Uwaga. Zmiana umowy nie wymaga zgody wszystkich wspólników poza wyjątkowymi sytuacjami. Te wyjątkowe sytuacje to:
- zwiększenie świadczeń wspólników,
- uszczuplenie praw udziałowych
- przyznanie osobiście poszczególnym wspólnikom jakiś przywilejów
Wówczas do podjęcia uchwały wymagana jest obecność wszystkich udziałowców. Nie możesz być na zgromadzeniu? Nic straconego, zawsze możesz udzielić pełnomocnictwa do zmiany umowy spółki z o.o.
Jeśli uchwała została właściwie i prawidłowo podjęta. Pozostaje nam złożyć opłacony wniosek o zarejestrowanie zmian w umowie spółki do KRS wraz z załącznikami. Kolejna uwaga: Spółka ma na to 6 miesięcy.
Jeśli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością założoną przez system S24, zmiana umowy spółki jest możliwa poprzez dostępny wzorzec. Skorzystanie z elektronicznego systemu S24 jest o tyle dogodnym rozwiązaniem, że zmiana umowy spółki może odbyć się bez udziału notariusza. Do dokonania modyfikacji wystarczą więc elektroniczne podpisy wszystkich udziałowców na wzorcu. Minus jest niestety taki, że … wzorze ma po prostu swoje ograniczenia.
W jakim czasie należy zgłosić do KRS zmianę umowy spółki z o.o.?
Co do zasady, zmiana w umowie spółki z o.o. powinna być zgłoszona w terminie 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przez wspólników.
W razie niezgłoszenia zmian do sądu rejestrowego w określonym terminie istnieje ryzyko ponownego powtórzenia wszystkich czynności związanych ze zmianą umowy spółki – z tego powodu, że niezastosowanie się do obowiązku zgłoszenia, po upływie terminu, nie będzie wywoływać skutków prawnych. (Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 29 kwietnia 2022 r., III CZP 75/22)
W przypadku spółki z o.o. zarejestrowanej w S24 termin na zgłoszenie wniosku jest znacznie krótszy i wynosi 7 dni od dnia podjęcia uchwały.
Tekst jednolity umowy spółki w KRS
Znowu krótko, bez zbędnego smęcenia. Przy zmianie w KRS przepisy wymagają przedstawienia jednolitego tekstu umowy sp. z o.o. (art 9 ust. 4 ustawy o KRS). Tekst jednolity? A co to? To jest po prostu treść zmodyfikowanej umowy z uwzględnieniem wprowadzonych zmian.
Jak takie coś zrobić?
Przede wszystkim istnieje możliwość, aby powierzyć opracowanie tekstu jednolitego umowy notariuszowi podczas zgromadzenia. Oczywiście – jeżeli zmieniasz umowę u notariusza. Nie jest to wymóg. Spółka może sama taki tekst opracować w jakimkolwiek programie do edycji tekstu. Następnie wystarczy złożyć go do KRS – nie ma z tym problemu.
Tekst jednolity sporządzony u rejenta, jak również przez Spółkę samodzielnie jest tak samo poprawny.
Przepisy nie wymagają podpisu zarządu pod sporządzonym samodzielnie przez podmiot tekstem. Natomiast spotkałem się już nie raz tym, że czasem są referendarze, którzy jednak mają inne zdanie. Czy warto się wtedy kłócić? Myślę, że nie. Trzeba to wtedy podpisać i dać spokój ze skarżeniem takich rzeczy.
Ile kosztuje zmiana umowy spółki?
Koszty zmiany podzieliłbym na trzy kategorie:
- Koszty sądowe
- Koszty notarialne (jeżeli nie masz możliwości zmienić w PRS)
- Koszty prawnika
Dokonując zmiany umowy spółki, trzeba liczyć się z podstawowymi kosztami rejestracji zmian w KRS. Jeśli zmiana została zgłoszona za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, wówczas opłata wynosić będzie 350 zł, na którą składa się opłata sądowa za wpis w wysokości 250 zł i 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Wybierając jednak zgłoszenie zmian poprzez system S24 – jeżeli masz taką możliwość – opłata wyniesie 300 zł – 200 zł za opłatę sądową oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Jeżeli zmieniasz umowę u rejenta należy mieć na względzie taksę notarialną. Przy zmianie innej niż podwyższenie kapitału będzie to maksymalnie 750 zł netto. Przy podwyższeniu kapitału, taksa będzie wynosić w zależności od kwoty podwyższenia. Pamiętaj – taksa mówi o maksymalnych kosztach.
Jeżeli chodzi o pomoc prawnika znów – to zależy. Jeżeli chcesz, aby prawnik sporządził Ci zupełnie nową umowę szytą na miarę plus dodatkowo zorganizował całą operację… To będą koszty rzędu kilku tysięcy złotych. Proste zmiany to może być koszt rzędu kilkuset złotych netto. Jak mówiłem – wszystko zależy od materii.
Od kiedy skuteczna jest zmiana umowy spółki zoo?
Zmiana umowy spółki z o.o. będzie skuteczna z momentem jej ujawnienia w KRS. Co to oznacza?
Zmieniasz siedzibę z Gdańska na Gdynię? Zmiana będzie skuteczna dopiero jak KRS ją opublikuje. Chcesz zacząć wypłacać już sobie wynagrodzenie z tytułu powtarzających się świadczeń niepieniężnych? Musisz czekać aż sąd upubliczni zmianę umowy…
Mówi się, że wpis dotyczący modyfikacji porozumienia wspólników jest tzw. wpisem konstytutywnym. To oznacza dokładnie to co wyżej, że zmiana będzie obowiązywała dopiero z momentem wydania orzeczenia o dokonaniu wpisu do KRS.
Zależy Ci na czasie? Cóż… Istnieje możliwość np. poproszenia sąd o przyspieszenie rozpoznania sprawy. Jaki jest tego efekt? Czasem ciężko powiedzieć czy w ogóle jest jakiś. Wszystko zależy od sędziego/referendarza. Naprawdę.
