Co to jest prokura i jak ją ustanowić?

Jako adwokat od spraw gospodarczych często mam do czynienia z pytaniami dotyczącymi ciekawej instytucji jaką jest prokura. Jest to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, które może ustanowić i udzielić wyłącznie przedsiębiorca i podlega ono szczególnym uregulowaniom prawnym. Przede wszystkim podlega ono zgłoszeniu do CEiDG (w przypadku działalności jednoosobowych) lub KRS (w przypadku przedsiębiorców wpisywanych do Rejestru Przedsiębiorców) i dotyczy ono wyłącznie spraw związanych z przedsiębiorstwem. Osoba, której zostaje udzielona prokura to prokurent. Może być nim wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. 

Jaki jest zakres prokury? Co może prokurent?

Kodeksowo patrząc na uprawnienia prokurenta ma on dość szerokie uprawnienia.

Przede wszystkim zakres prokury obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z przedsiębiorstwem. Nie jest totalnie istotne czy są to czynności zwykłego zarządu czy przekraczające zwykły zarząd. Wydawać by się mogło zatem, że prokurentowi wolno wszystko. Nie jest to jednak prawdą 

Po pierwsze, kodeks cywilny wyróżnia  pewien katalog czynności, gdzie wymagane jest dodatkowo pełnomocnictwo. Są to następujące czynności:

  • zbycie przedsiębiorstwa, 
  • czynność prawna, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania (np. wydzierżawienie przedsiębiorstwa), 
  •  zbywanie i obciążanie nieruchomości należących do przedsiębiorcy.

Po drugie,  prokurę można ograniczyć do oddziału przedsiębiorcy (prokura oddziałowa) lub do działania łącznie z członkiem zarządu lub innym prokurentem (prokura łączna). 

Po trzecie, należy pamiętać, że prokura upoważnia do działania za przedsiębiorcę. Tzn. prokurent samoistny spółki z o.o. działa za tę spółkę. Nie oznacza to jednak, że jest on upoważniony do działania w zastępstwie organów spółki tj. zarządu czy też wspólników. Przykładowo, prokurent bez osobnego pełnomocnictwa nie będzie upoważniony do zwołania zgromadzenia wspólników, ani do powołania prokurenta. Innymi słowy – prokurent działa za przedsiębiorcę, ale nie za konkretne organy przedsiębiorcy.

Po czwarte, prokurent nie może przenieść na inną osobę udzielonego mu uprawnienia, ani powołać innego prokurenta. Może natomiast powołać pełnomocnika do poszczególnej czynności lub do pewnego rodzaju czynności.

Po piąte, przedsiębiorca może się  umówić z prokurentem i ograniczyć zakres jego uprawnień w oddzielnej umowie. Warto jednak wskazać, że taka umowa będzie miała skutek wyłącznie wewnętrzny, między przedsiębiorcą a prokurentem. Oznacza to, że jeżeli prokurent naruszy warunki takiej umowy, czynność taka co do zasady będzie skuteczna. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie będzie mógł dochodzić ewentualnych roszczeń od prokurenta z tytułu naruszenia postanowień kontraktu.

Rodzaje prokury

W polskim prawie wyróżniamy następujące rodzaje prokury.

1. Samoistna (nazywana też oddzielną)  – tutaj prokurent może działać samodzielnie w ramach całego przedsiębiorstwa mocodawcy. Możliwe jest ustanowienie kilku prokurentów samoistnych, którzy będą działać w imieniu danego przedsiębiorstwa.

2. Oddziałowa – działanie prokurenta jest ograniczone wyłącznie do oddziału danego przedsiębiorcy.

3. Łączna właściwa – do skuteczności czynności prawnych wymagane jest współdziałanie co najmniej dwóch prokurentów.  

4. Łączna niewłaściwa  – do skuteczności czynności prawnej wymagane jest współdziałanie prokurenta oraz członka zarządu lub innej osoby uprawnionej do reprezentacji spółki.

Kto może powołać prokurenta?

Kodeks cywilny takie uprawnienie przypisuje  wyłącznie przedsiębiorcy. Przedsiębiorstwo można prowadzić oczywiście w różnych formach działalności. Uściślając zatem, prokurenta może powołać:

  1. Jednoosobowy przedsiębiorca
  2. Spółka osobowa (partnerska, jawna, komandytowa, komandytowo-akcyjna) 
  3. Spółka kapitałowa (z o.o., akcyjna)
Czy prokurenta może powołać spółka cywilna? Zdania są podzielone, ale w mojej ocenie sprawa jest dość prosta. Warto sobie uświadomić, że spółka cywilna to umowa między dwoma niezależnymi przedsiębiorcami. Każdy z tych przedsiębiorców może udzielić prokury w ramach swojego przedsiębiorstwa. W mojej ocenie nie można ustanowić “wspólnego” prokurenta. Może jednak nastąpić sytuacja, w której każdy z przedsiębiorców będących wspólnikiem s.c. udzieli prokury tej samej osobie. Ta osoba będzie jednak mogła działać “osobno” za każdego przedsiębiorcę.

Jak powołać prokurenta? Udzielenie a ustanowienie prokury.

Wydawałoby się, że powołanie prokurenta to dość prosta i nieskomplikowana sprawa. Tak jest w istocie w przypadku jednoosobowego przedsiębiorcy. W przypadku spółek sprawa się troszkę komplikuje. 

Rozróżnić musimy bowiem ustanowienie prokury od jej udzielenia. Ustanowienie prokury to czynność z zakresu wewnętrznych spraw spółki. Jest to pierwsza czynność jaka powinna zostać podjęta w celu skutecznego powołania prokurenta. Polega ona na wyrażeniu zgody przez wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki osobowej (partnerskiej, jawnej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) lub wszystkich członków zarządu spółki kapitałowej (z o.o., akcyjnej). Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie, natomiast w tym względzie należy pamiętać, o postanowieniach umowy spółki, która może wymagać szczególnej formy ustanowienia prokury. 

Kolejnym krokiem jest już udzielenie prokury. Udzielenie prokury odbywa się na piśmie pod rygorem nieważności. Dokument podpisywany jest w imieniu spółki zgodnie z zasadami reprezentacji. Na podstawie tego dokumentu przedsiębiorca będzie starał się o ujawnienie prokury w KRS. To, jednak nie wszystko. Skuteczność wpisu wymaga również zgody danej osoby na objęcie funkcji prokurenta. Bez takiej pisemnej zgody sąd rejestrowy nie dokona wpisu. 

Aby skutecznie zgłosić prokurenta do KRS musisz mieć zatem jego zgodę oraz pisemny akt udzielenia prokury zgodnie z zasadami reprezentacji, w dobrym tonie jest załączyć również akt ustanowienia prokury. Kiedy mamy już jednak komplet dokumentów zgłaszamy zmianę wpisu do KRS. Mamy na to 7 dni od dnia udzielenia prokury.

Wniosek należy złożyć do odpowiedniego sądu rejestrowego do wydziału KRS na odpowiednim formularzu. W spółkach osobowych będzie to załącznik KRS-Z1, w spółce komandytowo-akcyjnej – KRS-Z2, a w spółkach kapitałowych  – KRS-Z3. Razem z tymi załącznikami należy złożyć załącznik KRS-ZL. Ujawnienie prokury w rejestrze to koszt 350 zł (250 zł opłata sądowa, 100 zł ogłoszenie w Monitorze Gospodarczym).

Czy każdy może być prokurentem?

Zgodnie z przepisami k.c. prokurentem może być wyłącznie osoba mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że prokury nie udzielisz np. spółce. 

Nie ta dawno, bo w 2018 r. został wprowadzony dość istotny przepis ograniczający możliwość pełnienia funkcji prokurenta przez określone osoby. Chodzi tu o osoby, które zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego (przestępstwa przeciwko ochronie informacji; przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów; przestępstwa przeciwko mieniu; przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu; przestępstwa przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi) oraz w  art. 587, art. 590 i art. 591 k.s.h. Czemu zdecydowano się na taki krok? Od dawien dawna funkcja prokurenta wykorzystywana była do omijania przepisu, który zabraniał możliwości zasiadania w zarządzie spółki osobom, które zostały skazane prawomocnie za przestępstwo określone w którymś z ww. przepisów. 

Zakaz piastowania funkcji przez osoby skazane ustaje dopiero z upływem piątego roku od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego, chyba że wcześniej nastąpiło zatarcie skazania. 

Jest jeszcze jedna możliwość uniknięcia zakazu ograniczającego pełnienie funkcji przez osoby skazane. Taka osoba może bowiem złożyć w terminie 3 miesięcy od uprawomocnienia się wyroku wniosek do sądu który wydał wyrok, o zwolnienie z zakazu pełnienia funkcji w spółce handlowej lub o skrócenie czasu obowiązywania zakazu. Uprawnienie nie dotyczy jednak przestępstw popełnionych umyślnie.

Ponadto, w spółce z o.o. prokurentem nie może być członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. W spółce akcyjnej wykluczone jest pełnienie tej funkcji przez członka rady nadzorczej.

Prokurent odpowiedzialność

Odpowiedzialność prokurenta to dość długi temat. Można go bowiem rozpatrywać na co najmniej kilku płaszczyznach.

Prokurent odpowiada w stosunku wewnętrznym wobec przedsiębiorcy, który go powołał. Prokurent może odpowiadać na zasadzie winy i na zasadzie odpowiedzialności kontraktowej wobec swojego mocodawcy. 

Prokurent w stosunku zewnętrznym może odpowiadać wobec kontrahentów na zasadzie winy. Prokurent nie odpowiada jednak za niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości. Brak jest również odpowiedzialności prokurenta za zobowiązania spółki. 

Z tych względów prokura często stosowana jest w spółkach do ich faktycznego prowadzenia, podczas gdy na papierze za zobowiązania (zarząd) odpowiadają figuranci lub tzw. słupy. 

Odwołanie prokurenta

Prokurę można odwołać w każdym czasie i nie wymaga to żadnej szczególnej formy, chyba że co innego postanowiono w umowie na podstawie której prokurent został powołany.

Jeżeli chodzi o spółki osobowe to prokurę może odwołać  każdy wspólnik mający prawo prowadzenia spraw spółki. W przypadku zaś spółek kapitałowych prokurenta może odwołać każdy członek zarządu. Jest to spora różnica w stosunku do wymogów wewnętrznych ustanowienia prokury, gdzie wymagana była zgoda wszystkich członków zarządu lub wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki. 

Kiedy wygasa prokura?

Co oczywiste, prokura wygasa kiedy przedsiębiorca zostaje wykreślony z CEiDG lub KRS. Wygasa ona również w przypadku:

  1. ogłoszenia upadłości,
  2. otwarcia likwidacji
  3. przekształcenia przedsiębiorcy
  4. wraz ze śmiercią prokurenta i co oczywiste śmiercią przedsiębiorcy jednoosobowego który ustanowił prokurenta,
  5. wskutek ustanowienia kuratora na podstawie art. 42 § 1 k.c.

Utrata przez przedsiębiorcę zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury.

Prokura a pełnomocnictwo

Różnice między prokurą a pełnomocnictwem:

  1. Prokura dotyczy wyłącznie  czynności związanych z przedsiębiorstwem. Pełnomocnictwo możliwe jest do wszelkich dopuszczalnych prawem czynności. Nie jest również wykluczone udzielenie pełnomocnictwa w przedsiębiorstwie.
  2. Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnikiem może być natomiast co do zasady osoba mająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych.
  3. Obowiązek zgłoszenia do właściwego rejestru – CEiDG tudżież KRS, co nie występuje przy pełnomocnictwie. Nie ma to jednak wpływu na samą skuteczność udzielenia prokury, albowiem wpis jest deklaratoryjny.
PRAWNIK GDYNIA
Gdynia, ul. Śląska 53B/B507
ADWOKAT KUTNO
Kutno, Gołębiew Stary 39a
TELEFON