Ustalmy na samym początku podstawowe rzeczy. Aby zmienić umowę sp. z o.o. wymagana jest uchwała wspólników i wpis do rejestru. Rzeczona uchwała musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, w której  spółka została zawiązana przy pomocy tzw. wzorca umowy tj. przez portal S24.  Skupmy się jednak na tej pierwszej sytuacji i wróćmy do naszego pełnomocnika przy zmienianiu umowy. Skoro uchwała musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza to wspólnicy muszą podjąć uchwałę na zgromadzeniu wspólników. Nie ma żadnych wątpliwości, że udział w zgromadzeniu wspólników możliwy jest za pośrednictwem pełnomocnika. Nawet w przypadku tak istotnej czynności jak zmiana umowy spółki. 

Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że wspólnik powinien udzielić pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego. Z art. 99 par 1 kc wynika bowiem, że: „Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.” W takim wypadku konieczne byłoby udzielenie pełnomocnictwa do zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego. Z drugiej jednak strony kodeks spółek handlowych jasno wskazuje, że do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników wystarczy w zupełności pełnomocnictwo w zwykłej pisemnej formie.  Jaka jest zatem poprawna odpowiedź na pytanie?

Z utrwalonej już praktyki wynika, że prawidłowe będzie udzielenie pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników. Sama uchwała musi być bowiem umieszczona w akcie notarialnym – nie ma co do tego wątpliwości. Czym innym jest jednak uczestniczenie w zgromadzeniu wspólników i podejmowanie uchwały tj. wykonywanie prawa głosu. Tutaj w zupełności wystarczy jak wspólnicy udzielą pełnomocnictwa na piśmie. Zwracam jednak uwagę na jedną rzecz. Z postanowień umowy spółki może wynikać inna, znacznie bardziej rygorystyczna forma tego dokumentu. Np. w umowie może istnieć postanowienie zgodnie z którym pełnomocnictwo do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników może być udzielone wyłącznie w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Warto zatem w pierwszej kolejności spojrzeć do najważniejszego aktu w spółce.