Zmiana umowy spółki z o.o. - w jakiej formie wymagane jest pełnomocnictwo?

W praktyce nierzadko  zdarza się, że wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie mogą osobiście uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników. Wtedy z pomocą przychodzi dobrze znana przedsiębiorcą i lubiana instytucja pełnomocnictwa. Są jednak w biznesie momenty jak np. zmiana umowy spółki, kiedy to nie możesz pozwolić sobie na żaden błąd i musisz mieć wszystko pod kontrolą. Wiemy to z doświadczenia – obsługa prawna spółek zobowiązuje nas do tego. Wiedząc jak istotna jest to kwestia przedstawiamy prawidłową odpowiedź na pytanie zadane w tytule wpisu.

Pełnomocnictwo do zmiany umowy czy do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników?

Ustalmy na samym początku podstawowe rzeczy. Aby zmienić umowę sp. z o.o. wymagana jest uchwała wspólników i wpis do rejestru. Rzeczona uchwała musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, w której  spółka została zawiązana przy pomocy tzw. wzorca umowy tj. przez portal S24.  Skupmy się jednak na tej pierwszej sytuacji i wróćmy do naszego pełnomocnika przy zmienianiu umowy. Skoro uchwała musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza to wspólnicy muszą podjąć uchwałę na zgromadzeniu wspólników. Nie ma żadnych wątpliwości, że udział w zgromadzeniu wspólników możliwy jest za pośrednictwem pełnomocnika. Nawet w przypadku tak istotnej czynności jak zmiana umowy spółki. 

Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że wspólnik powinien udzielić pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego. Z art. 99 par 1 kc wynika bowiem, że: “Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.” W takim wypadku konieczne byłoby udzielenie pełnomocnictwa do zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego. Z drugiej jednak strony kodeks spółek handlowych jasno wskazuje, że do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników wystarczy w zupełności pełnomocnictwo w zwykłej pisemnej formie.  Jaka jest zatem poprawna odpowiedź na pytanie?

Z utrwalonej już praktyki wynika, że prawidłowe będzie udzielenie pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników. Sama uchwała musi być bowiem umieszczona w akcie notarialnym – nie ma co do tego wątpliwości. Czym innym jest jednak uczestniczenie w zgromadzeniu wspólników i podejmowanie uchwały tj. wykonywanie prawa głosu. Tutaj w zupełności wystarczy jak wspólnicy udzielą pełnomocnictwa na piśmie. Zwracam jednak uwagę na jedną rzecz. Z postanowień umowy spółki może wynikać inna, znacznie bardziej rygorystyczna forma tego dokumentu. Np. w umowie może istnieć postanowienie zgodnie z którym pełnomocnictwo do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników może być udzielone wyłącznie w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Warto zatem w pierwszej kolejności spojrzeć do najważniejszego aktu w spółce.

Przykład pełnomocnictwa na zgromadzenie wspólników

Poniżej przedstawiam przykładowe, najbardziej standardowe pełnomocnictwo takie które możesz użyć bez angażowania prawnika w sprawę. Możesz ograniczyć jego treść (np. poprzez umożliwienie wyłącznie stawiennictwa, bez prawa do głosowania),  możesz rozszerzyć o inne elementy (np. o prawo do zgłaszania wolnych wniosków, spraw do omówienia etc)

Ja niżej podpisany XYZ (PESEL …………….), udzielam ABC (PESEL ), pełnomocnictwa do reprezentowania mnie w dniu … sierpnia 2020 roku na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników spółki YYY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni (KRS: 000000000000000) i wykonywania w moim imieniu prawa głosu według własnego wyboru w stosunku do uchwał objętych porządkiem obrad i zgłaszania sprzeciwu do podjętych uchwał objętych porządkiem obrad.

 

Jeżeli masz jakieś pytania odnośnie tego wpisu serdecznie zapraszam Cię do kontaktu oraz do polubienia mojego fanpejdża na Facebooku.

 

Kutno, Gołębiew Stary 39a
Gdynia, Plac Górnośląski 21,
TELEFON